Budgetmodule

Met de Budgetmodule kan het budget worden ingesteld voor een bepaalde periode. Het doel hiervan is om de kosten van hetgeen besteld kan worden te kunnen monitoren en beperken.

De Budgetmodule dient per portal éénmalig door XpressionLabs te worden geactiveerd. Indien dat bij jou nog niet is geactiveerd dien je contact op te nemen met de Helpdesk.

Budgetten kunnen op verschillende niveaus, bijvoorbeeld op organisatie-, vestigings- of persoonsniveau, en voor een bepaalde periode, bijvoorbeeld voor een jaar, een kwartaal of een maand, worden ingesteld.

Met de Budgetmodule kan een budget per organisatie, vestiging, groep of persoon (of een combinatie daarvan) worden ingesteld per jaar of elke andere gewenste bepaalde periode. Hierbij kan tevens worden aangegeven of de bestelling moet worden geautoriseerd.

Budget instellen

Om een budget in te kunnen stellen dienen in de datastructuur velden aanwezig te zijn voor het budget. Deze kunnen op verschillende niveaus worden ingesteld, bijvoorbeeld een totaalbudget voor de hele organisatie, een budget voor verschillende afdelingen of vestigingen of een budget per persoon. Ook een combinatie van deze budgetten is mogelijk. Op portal-, menu- en artikelniveau kan worden ingesteld of de artikelen onder het budget moeten vallen.

De volgende velden kunnen in de organisatiestructuur worden toegevoegd:

• Budget huidig jaar: het budget voor het huidige jaar.
• Budget - periode (aantal maand): de budgetperiode in maanden. Indien dit niet is gebruikt of ingevuld, dan geldt de standaard budgetperiode van 1 kalenderjaar.
• Budget - startmoment (dd/mm/yyyy): de datum vanaf wanneer het ingestelde budget ingaat. Dit budget geldt per ingestelde periode.
• Budgetdrempel voor auth.mail: indien een budgetdrempel is ingevoerd wordt er een autorisatiemail verstuurd als de kosten van de totale order boven deze drempel uitkomen. Als dit is ingevuld, dient ook de naam en het e-mailadres van de autorisator te worden ingevoerd.
• Email authorisator: het e-mailadres van de autorisator.
• Naam authorisator: de naam van de autorisator
• Budget - autorisatiemail bij onvoldoende budget: indien er geen of onvoldoende budget is, kan er een autorisatiemail worden verstuurd.
• Budgethouder: de houder van het budget.

Aanmaken van de velden voor het budget

Voor het aanmaken gaan we er in dit voorbeeld vanuit dat de Organisatiestructuur als volgt is:

• Organisatie
• Vestiging
• Persoon

Dit kan uiteraard voor jouw organisatie afwijkend zijn al naar gelang dit is aangemaakt. Vertaal dan de velden naar jouw eigen structuur, het principe blijft hetzelfde.

Om een budget voor de gehele organisatie in te stellen ga je als volgt te werk:

• Ga naar de gewenste portal.
• Ga naar Dataconfiguratie.
• Ga naar ‘Organisatie’ > ‘Onderdelen’ > ‘Organisatie’ (of welke naam aan dit veld is gegeven).
• Ga naar ‘Velden’.
• Klik op ‘Toevoegen’ en vul de naam van het veld in. Bijvoorbeeld ‘Budget huidig jaar’. We vullen in dit voorbeeld dezelfde naam voor het veld in als waarop we straks de ‘Veldwaarde’ zetten, zodat het later ook nog duidelijk is waarvoor dit veld is bedoeld. De naam is echter vrij en mag elke waarde bevatten.
• Selecteer bij Veldtype de waarde ‘text’.
• Selecteer bij ‘Veldwaarde’ de waarde ‘Budget huidig jaar’.
• Het veld ‘XML tagnaam’ kun je leeg laten, tenzij dit veld middels een import of SSO-koppeling moet worden gevuld.
• Klik op ‘Opslaan’.
• Desgewenst kun je bij de menu-items ‘Uitleg’ een uitleg en een placeholder ingeven.
• Bij ‘Opties’ kun je aanvinken of dit veld moet worden getoond moet worden aan de autorisator door deze mee te nemen in de autorisatiemail.
• ‘Validaties’ en ‘Tabs’ laat je leeg.

Op dezelfde manier kun je de velden voor het budget voor een bepaalde periode, het startmoment van het budget, de budgetdrempel, het e-mailadres van de autorisator, de naam van de autorisator en de budgethouder aanmaken. Deze zijn optioneel.

Bij het veldtype kan altijd 'text' worden geselecteerd, echter voor een goede werking zijn er 2 uitzonderingen. Als je bij het startmoment van het budget kiest voor 'Datum in het verleden', dan krijgt de gebruiker een datapicker om de datum in te stellen. Dat voorkomt dat er een foutieve of foutief geformatteerde datum wordt ingevoerd. Bij 'Budget - autorisatiemail bij onvoldoende budget' kan het beste het veldtype 'checkbox' worden geselecteerd. Met dit veld geef je namelijk alleen aan of er een autorisatiemail moet worden verstuurd of niet.

Als je naast de organisatie ook groepen/vestigingen en/of personen hebt aangemaakt, dan kun je desgewenst ook daar de velden voor het budget instellen, op dezelfde manier als hierboven beschreven. Indien je geen budget op vestigings- of persoonsniveau wilt, hoe je daar de velden ook niet aanmaken.

Instellen van het budget per organisatie, vestiging en persoon

Na het toevoegen van de velden kun je bij Organisatiedata het budget, de drempel en overige gegevens instellen.

Op onderstaande manier kun je een budget voor de gehele organisatie instellen:

• Ga naar ‘Databeheer’ en kies ‘Organisatie’.
• Klik op de naam van de organisatie.
• Onder ‘Instellingen’ staan alle gegevens van deze organisatie, inclusief het veld ‘Budget huidig jaar’. Hier kan het budget voor de gehele organisatie worden ingevuld.
• Indien er in de organisatiestructuur meerdere velden als budgetdrempel, autorisator en dergelijk zijn aangemaakt, dan staan die hier ook onder en kunnen hier worden ingevuld.
• Klik op ‘Opslaan’ om de instellingen te bewaren.

Op dezelfde manier kun je een budget op vestigings-/groepsniveau en/of persoonsniveau instellen, op voorwaarde uiteraard dat je in de organisatiestructuur daarvoor de velden hebt aangemaakt.

Je kunt ervoor kiezen om alleen een budget voor de gehele organisatie, per vestiging of zelfs per persoon in te te stellen. Je kunt echter ook een combinatie hiervan maken, bijvoorbeeld per vestiging en per persoon.

Instellen van het budget per menu-item en artikel